اداره تدارکات

شرح وظایف اداره تدارکات

اداره تدارکات وظیفه ارائه خدمات پشتیبانی (اعم از خدمات، نقلیه، برگزاری مناقصات و مزایده‌ها، برگزاری مراسم و...) به واحدهای دانشگاه شاهد و تهیه مایحتاج واحدها با در نظر گرفتن بودجه مصوب، برگزاری مناقصات و مزایده‌های دانشگاه طبق آیین‌نامه مالی‌معاملاتی را برعهده دارد.

 

کارپردازی:

بخش کارپردازی اداره تدارکات، مسئول انجام اموری از قبیل پرداخت قبوض (آب، برق، گاز، تلفن) و خرید (لوازم مصرفی، قند و چای، هدایا، لوازم‌التحریر، تجهیزات، کاغذ، گازوئیل، کود و سموم و...) و چاپ اوراق است.

 

دبیرخانه مناقصات و مزایده‌ها:

این دبیرخانه طبق قوانین و مقررات مربوطه و آیین‌نامه مالی‌معاملاتی دانشگاه نسبت به برگزاری مناقصات و مزایده‌ها بنا به درخواست واحدهای تابعه دانشگاه و با ایجاد فضای رقابتی برای مناقصه‌گران و مستندسازی مناسب نسبت به بهبود کیفیت انجام این وظیفه اقدام می‌نماید.

 

اهم وظایف دبیرخانه کمیسیون مناقصات عبارتند از:

-برگزاری کلیه مراحل مربوط به مناقصه عمومی، محدود و مزایده و ترک تشریفات، تنظیم آگهی مناقصه و مزایده واحد‌های تحت پوشش دانشگاه؛

-پیگیری جهت اخذ مجوز مناقصه و استعلام جهت واحدهای تابعه؛

-فراهم کردن فرصت‌های یکسان برای دسترسی کلیه متقاضیان جهت شرکت در مناقصات و مزایده‌ها؛

-تهیه و تنظیم شرایط عمومی مناقصه و مزایده یکسان بصورت فرمت استاندارد بررسی و رفع نقص شرایط مناقصه و مزایده و قراردادهای ارسالی واحدها؛

-تهیه و تنظیم قراردادهای یکسان بصورت فرمت استاندارد (شرایط اختصاصی) بررسی و رفع نقص تیپ‌های قراردادهای گذشته؛

-دسته‌بندی اطلاعات اخذ شده و تعیین نوبت جهت شرکت در کمیسیون و هماهنگی جهت برگزاری کمیسیون مناقصه؛

-انجام مکاتبات مربوط به ارسال اسناد مناقصه، درج آگهی؛

-بارگذاری اسناد مناقصه و مزایده و ثبت اطلاعات در سامانه تدارکات الکترونیکی دولت و اعلام فراخوان عمومی؛

-انجام مکاتبات مربوط به معرفی نماینده رئیس دانشگاه جهت شرکت در جلسه مناقصه یا مزایده؛

-انجام مکاتبات مربوط به اخذ قیمت کارشناسی از کارشناس دادگستری جهت مزایده‌ها؛

-هماهنگی‌های لازم با مدیریت‌های مالی، حقوقی جهت بررسی قرارداد‌ها و اخذ تأییدیه‌های مالی و حقوقی؛

-تهیه جدول برگزاری مناقصه/استعلام بر اساس مستندات موجود و نامه‌های رسیده از واحدها؛

-دریافت پاکت‌های ضمانت‌نامه مناقصه‌گران و صیانت از آن‌ها تا روز جلسه؛

-زمان‌بندی فرآیند برگزاری مناقصات و تعیین جلسه کمیسیون مناقصه و مزایده؛

-انجام مکاتبه و ارسال دعوتنامه جهت شرکت در مناقصات/مزایده‌ها برای اعضای کمیسیون مناقصات؛

 -تهیه صورتجلسه‌ها؛

-ارسال اطلاعات مناقصه‌ها و مزایده‌ها همزمان با درج آگهی در سامانه به امور مالی جهت ارائه به اداره بازرسی کل کشور؛

-راه‌اندازی بایگانی الکترونیک ورود اطلاعات مناقصه‌ها/استعلام‌های انجام شده به رایانه و بانک اطلاعاتی حوزه؛

-انجام امور مربوط به ترک تشریفات و تهیه صورتجلسه مربوطه؛

-دسته‌بندی و تکمیل پرونده مناقصه‌ها و استعلام ها و بایگانی در زونکن‌های مربوطه؛

-مرتب‌سازی و نگهداری قراردادهای ارسالی واحدها؛

-تعیین جلسات کمیته فنی بازرگانی جهت ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در مناقصه دو مرحله‌ای؛

-تهیه مکاتبه مربوط به ارسال فیش‌های واریزی به امور مالی از طریق معاونت محترم پشتیبانی بعد از انجام هر جلسه مناقصه/استعلام (عمرانی)؛

-پیگیری و انجام سایر امور محوله ارجاعی از مدیریت؛

-ارتباط موثر با سایر واحدهای دانشگاه در تدوین اهداف و تحقق وظایف و سیاست‌ها و خط مشی‌های تعیین شده؛

-راهبری سامانه تدارکات الکترونیکی دولت و برگزاری معاملات دانشگاه در بستر سامانه.

 

واحد نقلیه:

این واحد وظیفه نظارت بر سرویس‌های ایاب و ذهاب کارکنان را به عهده دارد. انجام امور مربوطه در این راستا با برگزاری مناقصه و عقد قرارداد با بخش خصوصی و نظارت عالی توسط کارشناس مستقر صورت می‌گیرد. لازم به ذکر است سرویس‌دهی به کارکنان به صورت مجزا جهت کارکنان مستقر در طرح جامع و همچنین کارکنان مستقر در سطح شهر صورت می‌گیرد.

نظارت بر عملکرد تاکسی‌های در اختیار معاونت‌ها و دانشکده‌ها و سرویس‌دهی به کلیه واحدهای دانشگاه با در اختیار گذاشتن تاکسی‌های در اختیار دانشگاه، از وظایف دیگر این واحد است.

 

خدمات پشتیبانی و نظارت بر قرارداد خدمات:

-نظارت بر حسن اجرای قرارداد خدمات تنظیف و امور پشتیبانی دانشگاه، و بررسی کارکرد نیروهای خدماتی تحت پوشش قرارداد مذکور؛

-تأیید صورت وضعیت ماهانه شرکت خدمات بر اساس کارکرد و قرارداد خدمات؛

-راهبری و هماهنگی لازم جهت توزیع نیروهای خدمات در واحدهای تابعه دانشگاه؛

-انجام خدمات پشتیبانی مربوط به برگزاری برنامه‌ها و مراسم‎‌ دانشگاه.

-انجام امور مربوط به خدمات موتوری شهرداری:

-شارژ کپسول‌ها و نظارت بر عملکرد شرکت و قرارداد؛

-انجام امور مربوط به خدمات سم‌پاشی و نظارت بر عملکرد شرکت و قرارداد؛

-قرارداد هزینه لباس پرسنل مشمول؛

-انجام مکاتبات اداری و پیگیری‌های حضوری با شرکت‌های آب و فاضلاب، برق، گاز و شهرداری، سازمان ترافیک و راهنمایی و رانندگی.